6 trucs pour passer moins de temps en réunion

meetings

En mars dernier, je lisais cet excellent billet de Seth Godin intitulé « Getting serious about your meeting problem ». Ca cogne dur, peut être même trop! J’ai toujours trouvé que l’on passait trop de temps en meeting.

J’ai une obsession maladive de la productivité. Je ne suis peut-être pas tout à fait normal. 😉 Remarquez, c’est correct les meetings. J’adore avoir ma dose hebdomadaire de meetings. Je ne dis pas qu’il faille abolir les meetings. Ils sont cruciaux à la bonne communication intra-entreprise. Ce que je déplore, c’est plutôt leur trop grande quantité mais surtout leur longueur . On dirait que plus on monte dans la hiérarchie des entreprises, plus on devient prisonnier de la spirale des réunions (en nombre et en durée). Vous savez cette spirale qui nous bouffe nos journées et qui nous empêche d’avancer dans nos trucs?

Je trouvais les règles évoquées pas Seth Godin un peu trop radicales. Je les ai alors adaptées et j’ai proposé 6 règles simples à mon groupe. Elle sont tirées de mon expérience personnelle mais surtout que l’humain a horreur des changements radicaux. Alors, ce que je propose est une espèce de transition vers l’idéal de Seth Godin. C’est devenu le code de conduite en réunion de mon département de marketing . Le but ultime étant de rendre le temps passé en réunion plus efficace. Certains éléments ne sont que du gros bon sens me direz-vous mais je vous mets au défi de les appliquer avec discipline!

6 règles simples pour être plus productif avec vos réunions

1.J’établis les objectifs de la rencontre quelques jours à l’avance.

  • Je prépare une liste à puces ;
  • J’évalue un temps pour chacun des thèmes (5 minutes peut parfois être suffisant pour couvrir un point ;
  • J’inclus cette information dans la demande de réunion envoyée aux participants.

2. Je demande aux participants d’être préparés (lire ou de faire certaines choses avant la réunion)

  • Je me donne le droit de leur demander de quitter s’ils ne l’ont pas fait. (Je n’ai jamais eu à le faire!)

3. J’invite les participants à demeurer debout pour les réunions de moins de 15 minutes. Inconsciemment, ca crée un sentiment d’urgence.

  • Votre corps ne s’en portera que mieux.

4. Je prends la liberté de quitter la réunion si je réalise que je n’y offre pas de valeur

  • Une de mes préférées. Ca fait bizarre de le faire la première fois mais on se sent très bien après s’être éclipsé d’un meeting où l’on sentait clairement que l’on perdait son temps;
  • Autre bénéfice indirect: vos collègues vont vous inviter seulement lorsque votre présence sera jugée importante;
  • Vous pourrez toujours lire le compte-rendu ultérieurement.

5. 2 minutes de retard = 2$ au club social.

  • Une amende spéciale de 10$ si une personne arrive plus de 2 minutes plus tard que la dernière personne en retard.
  • J’ai acheté des tites tirelires du Dollarama et elles sont installées dans nos salles de meetings.

6. Je rédige un compte-rendu incluant WHO -WHAT-WHEN dans l’heure qui suit (c’est le secret sinon cela tombe dans les craques) et j’en assure le suivi.

  • Je devrai donc prévoir cette plage dans mon agenda après la réunion.

Comme vous voyez, il n’y rien de bien sorcier. Malgré cela, c’est un défi quotidien d’éviter les pertes de temps dans les réunions. Je vous conseille de partager ces règles avec vos collègues et vous verrez, peut-être que vous serez pris en exemple! Dans mon cas, c’est une facon de mieux  concilier travail-famille: en étant plus efficace dans la gestion de mon temps en réunion, j’apporte moins de travail à la maison. Ma blonde est contente et mes enfants aussi! 😉

MAJ 8 mars, 2010

Avez-vous essayé de tenir vos réunions en 22 minutes? J’adore cette méthode.

MAJ 15 novembre 2010

Une vidéo pas mal intéressante de Fast Company ici http://video.fastcompany.com/plugins/player.swf?v=0b99af7c953af&p=fc_social

Des meilleures présentations PowerPoint? Enfin!

Vous rappellez-vous du temps où on utilisait PowerPoint seulement pour les grandes occasions: un meeting au sommet, une présentation de vente, un lancement de nouveau produit, etc

Aujourd’hui, on dirait que tout se fait sur PowerPoint. Pas vrai? À  peu près tous les meetings ont un PowerPoint en background dans une salle souvent un peu sombre, question de garder les gens en état de semi-sommeil! Ben non, pour mieux voir l’écran parce que le projecteur n’est pas assez puissant et avec les lumières ouvertes, on verrait rien!

On se demande presque comment nous vivions avant la venue de PowerPoint…

Je suis rendu pas mal difficile à impressioner par un PowerPoint. Je suis même parfois blasé quand ce n’est pas outré, qu’encore aujourd’hui, certains présentateurs aient la lâcheté d’utiliser encore les vieux templates poches de Microsoft avec des « slides » bourrées à craquer de texte.

Cover Presentation Zen Book

Cover Presentation Zen Book

Depuis que j’ai lu le livre « Presentation Zen » de Garr Reynolds (Il est aussi disponible en francais depuis peu), qui porte sur une meilleure utilisation de PowerPoint dans le contexte professionnel, où nous devons vendre des idées, présenter des concepts, expliquer des plans, en somme, convaincre d’autres personnes; ma vision de PowerPoint a radicalement changé.

Je me suis donné comme mission personnelle de mettre fin aux présentations PowerPoint ennuyantes en débutant par moi-même. Ce billet est en quelque sorte ma facon de lancer ce cri d’alarme et de ralliement à tous mes amis marketers. De grâce, prêchons par l’exemple et tentons d’améliorer le niveau général de nos présentations PowerPoint. Collectivement, nos efforts contribueront à rendre les meetings plus dynamques, plus utiles. Aussi, la vie au bureau deviendra tout à coup plus agréable. Par conséquent, la satisfaction au travail augmentera, les stress diminuera et le ratio de burn out diminuera. Ce sera notre modeste contribution à la santé des travailleurs de bureau. Allez, fais-le pour toi! Bon, assez tergiversé,

Voici donc en vrac des faits, des trucs et des pistes d’amélioration, tirés de différentes sources, afin de mieux communiquer avec vos pairs en utilisant PowerPoint :

  1. Les études démontrent qu’il est plus difficile de saisir l’essence d’un message et de traiter l’information quand le message est transmis de manière verbale et écrite à la fois. Donc, on oublie les diapositives chargées de texte et d’images. Si tout est écrit sur la diapo, à quoi votre présence sert-elle en tant que présentateur? Une bonne présentation orale est différente d’un document bien écrit. Pensez-y!
  2. Faites des diapos qui renforcent vos propos et non qui répètent vos mots. La distinction est importante. Trop de gens lisent leurs diapos. Encore une fois, à quoi bon se rassembler dans une salle pour se faire lire un document par un présentateur? Personnellement, mon temps est trop précieux pour faire cela. Je suis sûr que le vôtre est l’est tout aussi.
  3. Créer des diapositives qui démontrent avec émotion que ce que vous affirmez est « vrai ». En ce sens, une image évocatrice de l’idée que vous tenter d’exprimer parlera beaucoup plus qu’un tableau Excel rempli de texte ou qu’une liste de puces!
  4. Pas plus de 6 MOTS sur une diapositive. À JAMAIS. Il n’y a pas de présentation si complexe qui nécessite que cette règle soit brisée. (NDLR : Ouf! Celle-ci ne sera pas facile à concrétiser!)
  5. N’utilisez plus de « clips arts » désuets que vos collègues ont vus des centaines de fois dans d’autres présentations. Utilisez plutôt des photos stock professionnelles. Le web possède des dizaines de sites gratuits à cet effet. Par exemple, vous désirez parler de la pollution atmosphérique dans les grandes villes nord-américaines? Plutôt que de lister 5 lignes de statistiques sur des puces, pourquoi ne pas lire quelques stats et montrer une photo avec des oiseaux morts, un nuage de smog ou même un poumon endommagé par la pollution? Ouach! Vous vous dites que c’est de la tricherie, et que ce n’est pas correct. Moi je vous le dis, ça marche! (Note : C’est plutôt Seth Godin, le gourou de marketing, qui dit cela…)
  6. Très important : bannir les dissolutions d’images, spins et autres transitions amusantes entre les diapos. Keep it simple!
  7. Créer un document écrit accompagnant votre présentation. Vous laisserez ce dernier aux participants après votre présentation. Dans ce dernier, mettez toutes les notes de bas de page et détails que vous désirez. Quand vous commencerez votre présentation, dites à votre auditoire que vous allez leur donner tous les détails de votre présentation une fois que celle-ci sera complétée. Dites-leur aussi qu’ils n’ont pas à prendre en note tout ce que vous dites.
  8. Le but de la présentation est de convaincre votre auditoire émotionnellement (Mettez-y de la passion!) et le but du document écrit est de convaincre rationnellement. En général, les « Slidocument » ou les documents écrits faits en format PowerPoint donnent des résultats moyens autant comme support à une présentation orale que comme document écrit à lire individuellement. Le format de PowerPoint n’est pas très bien adapté à ce genre d’usage. On veut sauver du temps en rédigeant un document « one-size-fits-all ». Le résultat final est en général une présentation avec beaucoup trop de détails où l’on perd l’auditoire ou un document écrit qui vit mal par lui-même parce qu’il manque des détails et des explications.
  9. Ne laissez pas de copie papier de votre présentation. Si vous avez bien fait votre travail de préparation de présentation, ces diapositives ne peuvent pas vivre sans vous comme présentateur!

Tous ces points peuvent paraître un peu crus et semblent défier la logique conventionnelle de présentation mais c’est exactement l’objectif poursuivi. Je ne pense pas que toutes nos présentations pourront être faites selon ces principes demain matin mais, petit à petit, si nous nous y mettons tous, nos communications par PowerPoint seront beaucoup plus convaincantes et appréciées par nos pairs. Au bout du compte tout le monde y a gagnera.

Sources :

MAJ 2 février 2009

Ce billet de Seth Godin traite de la présentation en tant que tel, lorsque que vient le temps de faire « votre » show. À lire. (En anglais)

MAJ 21 janvier 2010

À la demande de @mimonette sur Twitter, voici, tiré d’un courriel de Garr Reynolds, la liste des meilleurs sites de photos et de polices afin d’améliorer vos présentations. (Désolé, c’est anglais…)

Inexpensive (but good)
(1) iStockphoto.com

One dollar for low-rez images and two-three dollars for higher-rez images. This is my favorite site.
(2) Dreams Time

About one dollar for high-rez images for members.
(3) Shutterstock

750 royalty-free downloads per month for $139 (US) subscription.
(4) Fotolia

One or two bucks an image.
(5) Japanese Streets

Excellent source for Japanese fashion, street scenes, people, and much more from right here in Osaka. About $1.50 per pic via paypal.
(6)
Photocase. A German site (English and German versions). Low-cost download options.
(7) Stockxpert.
Great pricing and great images. Easy-to-use site. Uses credit system.
(8) ShutterMap.com.
From $1USD to $4USD for high-rez.
(9) Creative Express
(Getty Images). With Getty’s Creative Express you can buy one-month or one-year subscriptions and download up to 50 stunning images a day. The Express catalog has 75,000 great Getty images. The license works differently for subscription, but this may be a wonderful option for the right project (check out the FAQ). I will be using this for certain.

Free (but not bad)
(1) Morgue File

Providing « …free image reference material for use in all creative pursuits.
(2) Flickr’s Creative Commons pool

Search the myriad photos people are sharing on flickr by the type of CC license.
(3) Image*After

From their site: « Image*After is a large online free photo collection. You can download and use any image or texture…and use it in your own work, either personal or commercial. »
(4) Stock.xchng

Close to 200,000 photos. Some gems in there if you look.

(5) Everystockphoto. Indexing over 283,000 free photos.
(6) Studio.25: Digital Resource Bank
.
(7) Freepixels.
About 2000 photos.
(8) The Photoshop tutorial blog
. This cool blog has a laundry list of free photo sites.
(9) Robin Good
has a good page dedicated to helping you find good images.

Fonts (free or cheap)
(1) 1001 Fonts.com.
A lot of free fonts. You get what you pay for, but many are pretty good. Find by most popular, highest rated. Articles, message board, etc.
(2) 1001freefonts.com.
4000 fonts for $9.95 (download).
(3) iFree.
This Australian site links to free stuff in Australia and worldwide, like fonts, freeware, etc.
(4) Indezine on fonts.
There are so many font sites out there, I trust the folks at Indezine to narrow it down. They list about ten.
(5) HighFonts.com.
Database of about 3000 free fonts.